Skyldigheter kontorschef

Ofta, särskilt i små organisationer, kontorschef brukar kallas sekreteraren. Det låter så mycket mer solid position, men det faktum att ansvaret för kontorschefen skilja sig från sekreterar (även om de har säkert mycket gemensamt), sällan som berörs i detta fall.

Vilket ansvar för den anställde? Först och främst ansvaret för office manager är att arbeta med dokument. Den anställde får mottagna korrespondens, registrerar den, skickar mottagaren skickar till arkivet, om det behövs. Han tar även emot ansökningar från övriga medarbetare kommer att överföra dem till undertecknandet av generaldirektör, försäkrar dem stämpeln, och sedan ger tillbaka. De uppgifter kontorschefen är att arbeta med interna dokument: utskrift order och deras godkännande, lagring, skicka arkiven och redovisning, som arbetar med utgående korrespondens. Om det är nödvändigt, skulle han kunna arbeta med alla kontorsutrustning: fax, scanner, kopiator, samt att rekrytera och skriva ut dokument. Förbered utrymme för presentationer, hålla mötesprotokoll, möte och mottagning av gäster och kunder som en del av de uppgifter som kontorschef.

Ofta har den anställde att ta itu med traditionella sekreterar arbetsuppgifter: distribution av inbjudna partners eller chefer i hotell, bokning rum, flygbiljetter och tågbiljetter. Beroende på detaljerna i företaget och kontoret själv, kan chefen vara en representant för ditt företag i affärsförhandlingar, och utföra de uppgifter av personalchefen: sökandet efter nya medarbetare, skapandet av incitament och utbildningsprogram, designarbete. Ibland är han fokuserar på införandet av informationsteknik, utveckling av nya program.

Uppgifter för kontorschefen tar kunskap:

1. Lagar och förordningar som styr de rättsliga, information, affärsföretag.
2. Fundamentals of management, marknadsföring, entreprenörskap och företagande.
3. Grunderna för sociologi, psykologi, etik av affärskommunikation, inte har arbetat med personalen och allmänheten.
4. Förfarande för att utarbeta affärsidéer, rapporter, planer, avtal och överenskommelser.
5. Hörnstenarna i ledning, grunderna i ergonomi och hälsa.

Utöver dessa uppgifter, ansvar kontorschefen innehåller en inventering av kontor och programvara som krävs för att köra förbruknings (kontorsmaterial, papper och andra tillbehör), som krävs för arbetet för de anställda. Dessutom är han skyldig att föra register över dessa material för att säkerställa deras utgivning, för att avgöra hur man får, organisera och hålla reda på betalningar för leveranser. Uppgifterna för kontorschefen är att övervaka tillståndet i kontorsutrustning, vilket inkluderar: en operativ utmaning att bemästra för reparationer, byte av förbrukningsartiklar i tid (t.ex. patroner), när det är omöjligt att reparera - utbyte av kontorsutrustning.

Beroende på de regler som antagits i bolaget, och dess storlek kontorschef eller han tar samtal och fax, vidarebefordra dem till rätt person, skicka fax och ringa upp kunder och partners eller övervakar arbete sekreterare, inklusive övervakning av kulturen i sitt tal. Även i de uppgifter som kontorschef är att kontrollera sanitära skick kontoret, organisationen planerat underhåll, ring teknisk personal för felsökning (till exempel byte av lampor eller sjunka växlar).

I allmänhet kan den här listan expandera eller kontrakt beroende på arbetsorten. Det är därför nödvändigt även i det skede av intervjun att fråga vad office manager (uppgifter den anställde i företaget).