Vad är ett elektroniskt dokument?

Nivån på datorisering idag kräver en övergång till "papperslösa" office management. Den är baserad på ett elektroniskt dokument, som i motsats till den traditionella, kännetecknad av ett antal nya egenskaper och kännetecken. Hittills har det inte finns någon enhetlig definition av detta fenomen i lag eller i den vetenskapliga världen i Ryssland.

Begreppet "elektroniskt dokument" dök upp så tidigt som på 1970-talet. Så vi började att kallas "maskinläsbara dokument." Deras egenhet är att de måste skapas med hjälp av datorteknik och lämpa sig för databehandling. I detta fall är nödvändiga uppgifter görs helt i enlighet med etablerad procedur för alla dokument.

Elektroniskt dokument - Ett syfte med information som består av två obligatoriska delar: 1) information (namn, information om författaren, tid, ursprungsort, etc.) och elektronisk digital signatur; 2) huvuddelen av innehållet bestående av text, grafisk och numerisk information som behandlas som en enhet.

Ett elektroniskt dokument skall undertecknas av en kvalificerad elektronisk signatur, vilket gör det motsvarar ett papper undertecknat av sin egen hand. Informationen presenteras i den i digital (elektronisk) form. Sensing data med hjälp av datorer kan överföra information om telekommunikationsnät, process - i informationssystem. Vid behov kan ett dokument i form av en display på skärmen och på papper.

Elektroniskt dokument - en cykel livslängden för elektroniska dokument i ett företag (organisation, företag) för att ta emot dem, ändra status (godkänd, meddelas i, underteckna, stängd, etc.) till annullering av arkivet. Ett sådant dokument är ibland kallas en «arbetsflöde», som kännetecknar flödet av dokument som en enda ström av enskilda verk inom ett specifikt affärsprocess. Hela elektroniskt dokumenthanteringssystem innehåller programvara som du behöver för att organisera och upprätthålla denna typ av livscykel dokument.

Elektroniskt dokument och arbetsflöden baserat på det har flera fördelar jämfört med traditionella. De gör det möjligt för organisationens personal för att styra inte bara sitt eget område av arbete, men hela processen. Använd den elektroniska arkivet är mycket bekvämare än papper. , Minska tiden för passage av samordningen och genomförandet av dokumentet kan hittas inom några minuter. I allmänhet är det mer ekonomiskt än papper. Det finns en hel del elektronisk dokumenthantering programvara ( "Motive", "E1 Eufrat", "DocsVision", "1C: Document". Och andra).

För närvarande finns det Shade utländska erfarenheter av reglering av relationerna inom elektroniska dokument i juridiska termer. I Ryssland har problemet med regleringen av dessa relationer inte fått lagstiftningsbeslut, även om försök gjordes antagandet av lagen (2005). Antagandet av lagstiftning om denna typ av papper - en av de viktigaste riktningarna av lagbestämmelser.