Exempel på lägesrapporter. Hur man gör en rapport

Det finns inte en ledare som åtminstone en gång per år inte kräver sina underlydande rapport som gjordes. Och problemet är att rutin sysselsättning utvecklas dokumentet verkar vara en ganska svår uppgift. Och be om exempel på lägesrapporter från myndigheterna av någon anledning vi tvekar. Och plötsligt besluta att vi inte passar inlägget?

Vem behöver det

Denna fråga ges av Executive, efter att ha fått i uppdrag att rapportera. Oftast, anställda av företag känner nästan kränkt av sådana krav. Men som allt är det vettigt.

För det första, en lägesrapport till Executive behövs. Inte formellt, och intresserade inställning i denna process kommer att hjälpa dig att hitta flaskhalsar och svagheter i sina färdigheter. Så identifierade sätt som du kan (och bör) utvecklas. Vi lär av våra misstag.

För det andra behöver denna ledare. Lägesrapport kan du objektivt bedöma kvaliteten och hastigheten för uppgiften. Tack vare detta dokument kommer inte längre att vara en hel del frågor - "Varför måste jag ändra datorn till en modernare" från de mest primitiva "Vad gör du hela tiden" till komplexa Eftersom rapporten indikerar att för att spara ändringarna i dokumentet det tillbringade en hel del tid. Och den utövande är inte beroende - föråldrad kontorsutrustning kan inte arbeta snabbare. Egentligen därför ger ett intryck av att den anställde hela tiden dricka te - han bara väntar på att utföra operationen.

Och frågan: "Varför måste jag skriva en rapport om det arbete som gjorts under den senaste månaden" i sig felaktig. Eftersom ackumuleringen av statistiska uppgifter och fylla databasen vettigt för strategi och inte för operativ personal. De på något sätt bara lättare att lösa ett problem än att tala om metoder för dess lösning.

Vad jag ska skriva

Exempel på lägesrapporter visar att behovet av att skriva i detalj. Allt som verkar en smula eller små rörelser, kan det vara en viktig del i utförandet av specifika funktioner. Men denna förståelse kommer bara efter att lära av flera skriftliga rapporter.

Om arbetet är av rutinkaraktär, såsom kontroll av handlingar och identifiering av inkonsekvenser, är det klokt att ta fram en tabellform. I detta fall, återigen, bör den första tabellen vara mycket detaljerad och innehåller en uppsättning grafer; småningom eliminera behovet av några av kolonnerna, och formen av rapporten kommer att ta en normal (läs - rimligt) uppfattning.

I vissa fall gör en lägesrapport (lärare, till exempel) kan inte vara en formell inställning till frågan om självrannsakan. När allt kommer omkring, utöver de schemalagda undervisningsmetoder och studera belastning av material som krävs, är skolan engagerade och utbildningsverksamhet. Detta kräver en speciell metod för sammanställningen av dokumentet: det är nödvändigt att förstå orsakerna till eftersläpning på flera elever att hitta sätt barn intresserade av ämnet. Och vi får inte glömma de investerade (och även begåvade) elever.

rapportering mål

För korrekt beredning och minimal tid är nödvändig från början att bestämma i vilket syfte och vad som skrivs lägesrapport för året. Vilka är de mest populära:

- motivering för den verkliga nyttan av specifik position i organisationen,

- bekräftelse av kvalificering av en anställd;

- demonstration av hur förvaltning,

- medel för nästa rapportperiod;

- tillstånd för utvecklingen riktning (idéer);

- motivering av utgifter tilldelade resurser och ekonomi, etc ...

Kända formuleringen - den korrekta formuleringen av problemet åstadkommer en 50% lösning - även fungerar i detta fall. Ju bättre vi förstår varför vi behöver en rapport, desto lättare är det att skriva den. Upp till det faktum att dokumentet var "för show" inte kräver att vi kreativitet. Och tidskrävande.

dokumentstruktur

Om ditt företag inte har några utvecklade former av ansvar, måste den utveckla sin egen. Att veta syftet med dokumentet är det nödvändigt att överväga dess struktur. Exempel på lägesrapporter tyder på att behovet av tydlig och enkel krets.

I början bör förklara syftet med att presentera information och logik. Klargöra sekvensen av presentationen och skapa en innehållsförteckning. En tabell är nödvändigt att ge en kort förklaring, varför valde du det här formuläret.

Inside avsnitt och underavsnitt bör också hålla sig till enheten i presentationen. Så dokumentet kommer att förstås bättre som ett resultat det lättare förstås. Rapporten för tidsperioden är ganska lämpligt illustration i form av tabeller och diagram som underlättar uppfattning. Men här måste vi följa regeln om "gyllene medelvägen": en fast text, samt exklusiva bildmaterial mycket snabbt däck.

stilistik

För den genomsnittlige anställde, kanske det svåraste att skriva är terminologin och formuleringen. Patetiskt rapport kommer att se onaturligt och kommer att orsaka en negativ reaktion från ledningen. Alltför enkelt språk (otkserit 25 dokument, till exempel) avvärja också läsaren.

Men det bör undvika mönster. Det enda undantaget är det dokument som ingen någonsin läser. Med dessa mål, vi ibland stöter på, men i den här artikeln är vi intresserade av verkliga (inte pro forma skapat) rapporter.

I varje fall bör vi inte tala bara om resultaten. För att understryka deras behov av att berätta om de svårigheter under arbetets gång. Bland annat komplexiteten i analysen - det är en tankeställare om arbetsmarknaden optimering för högre tjänstemän. Exempel på lägesrapporter säga att du inte ska använda strömlinjeformad fraser som "otillfredsställande tillstånd", "stött på svårigheter", etc. Det är bättre att kalla en spade för en spade: .. "trasig kopiator", "bristande tillgång till Internet", "brist på eller förseningar i mottagandet av information från den dubbla kort". Allt detta gör att vi på ett tillfredsställande sätt och objektivt utvärdera den aktuella situationen i företaget.

Utvärdering av resultat

Varje resultat måste bekräftas siffror. Denna specifikation ger en förståelse av dynamiken i utvecklingen.

Du måste också fråga och kriterierna för utvärdering. Kommer denna tidigare rapportperiod (om en rapport för kvartalet, till exempel) eller omvänt, andelen uppfylla dessa mål avgör författaren av dokumentet.

I allmänhet kan proxies berätta en hel del om processen av uppgiften. För ytterligare analys finns det också en mängd information. Från definitionen av försök att förstå korrekt mål inställningen.

Från problem till lösning

De flesta av de rapporter som utarbetats på grundval av beskrivningar av framsteg. Vinnande ser ett dokument som är klart synlig relation problemlösning. Läsaren kommer omedelbart att förstå vad de metoder och utrustning (vid behov) aktör tar för tid och kvalitet prestanda av uppgiften.

Mer information som sammanställts av kedjans specifika problem - dess orsaker - sätta mål - ett beslut "omedelbart för tankarna till behovet av att lämna in en daglig rapport i tabellform. Och räkna och namn är redan kända. Presenteras på detta sätt informationen är lätt att läsa och analysera.

Presentation av kvantitativa indikatorer

I de fall när rapporten består huvudsakligen av digitala data, tabellform bara kan vara mycket svårt att förstå. En kontinuerlig ström av siffror rally borrningen läsaren i ett par minuter. En annan sak - färgstarka diagram och grafer. De är uppenbara, klar, legkochitaemy.

Varje diagram är nödvändigt att ge en kommentar. Dessutom måste du ange hur sammankopplade de olika scheman; förklaring av orsak och verkan relationer kommer att ytterligare underlätta analysen av rapporten.

Om det under operationen spenderades materiella resurser, inte bara räkna upp dem alla. I stället bör du ange de fördelar. Torka frasen "har köpts kontorsmaterial" ljuder helt annorlunda, om du skriver: "Skapad 2 jobb, vilket förbättrar produktionsavdelningen"

Hur man gör papper

Trots det faktum att det inte finns en enda beredningsform, kan en lägesrapport göras i enlighet med statliga normer definierar de grundläggande kriterierna för vetenskapligt arbete. It föreskrivna krav för formatering typ och teckenstorlek , och så vidare. N.

När det gäller läsbarheten av dokumentet, så här är några tips:

- Försök att hålla i samma stycke det var inte mer än 5 förslag;

- nyckeltal kan isoleras eller font color;

- Bryt texten så att bordet eller diagram inte upptar hela sidan; se till att lämna utrymme för kommentarer till dem,

- göra en tydlig och koncis sammanfattning av rapporten.

Dessa tips kommer att minska uppfattningen av rapporten, vilket innebär att läsaren är från början inställt på lojalitet till författaren av dokumentet. Föreställ dig att du - chefen. Och göra en sådan rapport, som du skulle vara nyttigt och intressant att läsa.