Till arkivet rum kraven. De grundläggande reglerna för organisationer Arkiv

Arkivet kan vara i form av en separat strukturell enhet i en organisation eller vara en integrerad del av kontorslivet. Detta beror på volymen av ett befintligt dokument.

Hur man organiserar det

Att skapa ett arkiv för alla företag eller organisation kräver en rad specifika åtgärder:

1. Du måste välja rätt lagringsutrymme för lagring av dokument och korrekt utrusta den.
2. Försiktighet bör vidtas för att skapa förutsättningar som uppfyller standarden.
3. Det är nödvändigt att utrusta den med teknisk synvinkel - för att köpa och installera den nödvändiga utrustningen för arkivet.
4. Förvaret är skyldig att organiseras förfarande för organisationen av arkivering av alla nödvändiga dokument.
5. Det måste utvecklas och godkännas av regelverket för enheten.

Genomförandet av dessa åtgärder garanterar säkerheten för arkivhandlingar och hålla dem i önskat tillstånd.

Vem är arkivarie

Och vad är kraven för arbetarna som kommer att delta i organisationen av arkivet och ytterligare lagring av dokument? De kan kombineras positioner och deras vårdare, till exempel, en sekreterare eller receptionist?

Arkivarie - en specialist vars uppgift är att organisera arkivverksamhet. För säkerheten för de dokument som anförtrotts honom, bär han hela ansvaret. Hans arbete är inte möjligt utan att passera en specifik instruktion eller ens (vid behov) praktik inom institutionen av de statliga arkiv.

kan överföras sina funktioner till en annan anställd som arbetar deltid. Typiskt är arkivarie ansvar tilldelats den enskilde arbetaren i fallet då mängden deponerad med dokumentationen är tillräckligt stor. I stora organisationer, bemanning en särskild tjänst för detta ändamål. I det här fallet, men det är oftast består en arbetsbeskrivning som anger vilka typer av arbete anförtrotts arkivarie, liksom sina rättigheter och skyldigheter.

Det viktigaste - förfarandet

Fall överförs till arkivet organisationen enligt en specialutvecklad grafik. Hans teckning måste komma överens med cheferna för var och en av avdelningarna, som kommer att överföra dokumenten och godkänts av arkivarien. Eftersom arbetsdokument i arkivet är inte bara lagras, men också ibland används, bestämma reglerna för utfärdandet (i förekommande fall) lämnat in ansökningar i organisationen, samt externa intressenter.

Leverans av dokument som ska firas i vissa böcker registrering. Det finns krav, order, handlingar om överföring av ärenden till tillfällig användning av tredje part förfaranden för registreringsprocessen (bland annat dessa kan omfatta åklagarmyndigheten och domstol). Utfärdade dokument för upp till en månad av sina egna anställda, och upp till tre månader - företrädare för partistrukturer.

De grundläggande reglerna för organisationer Arkiv

Apg arkiv, liksom varje strukturell enhet på grund av särskilda bestämmelser, som godkänts av ledningen. Anställda av det i sitt arbete följa sina egna arbetsbeskrivningar. De bestämmelser som antagits av företaget, anges de grundläggande reglerna för arkiv (status för den funktionella mått på rättigheter och skyldigheter och sammansättning av den dokumentation som krävs). Genom sina grundläggande uppgifter inkluderar:

1. Komplettera arkiv av dokument, är sammansättningen av vilka förtecknas i ett separat avsnitt av förordningarna.
2. Föra register av material och hålla dem säkert.
3. Att utveckla de tillgängliga dokument finner stöd.
4. Gör att du kan använda det förfarande som lagras i arkivmaterial.

Om din organisation har dokument som kan vara av betydelse för arkiv fonden i Ryssland, sedan förbereda och lägga fram dem för permanent lagring i lagringstillståndet är en av de externa problemen med konstruktionsenheten.

dess funktionalitet

arkivfunktion systematiskt härleda från sina uppgifter. De viktigaste är följande:

1. Behåll listor över sina egna källor till förvärv, det vill säga organisationer eller affärsenheter.
2. Ta dem på ett ordnat sätt dokumenten för förvaring.
3. Ta hänsyn till material och garantera deras fullständig säkerhet.
4. Formning och upprätthålla ett hjälpsystem, relaterade till arkivhandlingar.
5. Uppträdande informations service management och alla strukturella enheter i organisationen.
6. Organisera frågan och användning av handlingar i enlighet med de behov som individer och andra organisationer att överväga och analysera processen för användning.
7. Förbered uttalanden och officiella svar till medborgare begär social och juridisk karaktär.
8. Genomföra aktiviteter på granskning av värdet av ett dokument, organisera, överförande av lagföring i syfte att permanent lagring i kommunala eller statliga arkiv (i fallet när organisationen är en av de ovan nämnda källorna till förvärv av arkiv).
9. Kontrollera riktigheten av bildandet och arkivfiler i förvärvet av källor - både i sina egna strukturella enheter och andra organisationer.
10. För att organisera arbetet på att hålla företagssektorn nomenklatur.
11. Ge praktisk och metodisk hjälp med dokumentation av varje strukturell indelning.
12. Delta i utvecklingen av arkiv och dokumenthantering.
13. För att delta i evenemang som anordnas i syfte att utbilda arkivarier och anställda i positioner relaterade till dokumenthantering.

Var att placera den

Låt oss nu betrakta vad som finns i arkivet rum kraven. Den viktigaste av vad som bör övervägas, - att placera den i varje fall inte tillåtna i byggnaderna i den gamla karaktären byggnader av trä byggnader, som kan vara rå, inte bara i främsta rummet, men vindar med källare, liksom i byggnader, har spis uppvärmning.

Om samma struktur som helhet är anpassad för lagring av pappersdokument, då ett arkiv nödvändigtvis avsedda ett isolerat rum.

Om din organisation inom en snar framtid planerar att etablera sin egen arkiv, här har du möjlighet att bekanta sig med en förteckning över krav som måste beaktas i beredningsprocessen. Så, vad är de viktigaste kraven på arkivrummet, vars uppdrag - att noggrant och säkert lagra all nödvändig dokumentation?

Listan över vad som krävs för att göras tillgängliga

1. Archive.
2. Rummet är avsedd för mottagning av dokument, tillfällig lagring och acklimatisering.
3. Rummet där dokumenten kommer att användas.
4. Operationssalen (eller rum) för de anställda.

När utrymmet är inte tillräckligt ...

I det fall där filen rumsutrymmet inte tillåter möjligheten att bortförandet under honom flera rum dedikerad enda utrymme bör delas in i zoner åtskilda av partitioner. Det grundläggande kravet, som måste följas strikt i detta fall - isolerade från varandra lagringsplats för dokument och arbeta med dem.

Ett separat rum eller en speciellt konstruerad och anordnad som en dokument lagring byggnad som används som en backup, krävs för att tas bort från objekt som bär en risk när det gäller möjligheten till brand. Som ett exempel kan nämnas är parkeringsplatser, garage och bensinstationer. I nära anslutning till byggnaden eller lokalen arkiv får inte vara föremål som tjänar som källor till luftföroreningar.

Helst bör filerna alltid placeras i en separat, endast avsedd för denna byggnad med alla nödvändiga regler och förordningar. Men tyvärr är verkligheten dikterar dess villkor, och i de flesta organisationer är dokument som är lagrade i de redan befintliga anläggningar, omvandlas och anpassas för detta ändamål.

Att rätten att tala

Förtrogen med de regulatoriska kraven på byggnader och lokaler arkivet. De är som följer:

1. Byggnaden, som är tänkt att ha framtiden för förvaring krävs för att hänvisa till antalet administrativa. Det är strängt förbjudet att placera arkivet där det finns catering, livsmedelslager, butiker från kategorin av brandfarliga ämnen och aggressiv, liksom relevant kemiteknik tillämpas.
2. Uteslutas att placera den i ett ouppvärmt rum och där inte följs hygienkrav. På det oacceptabla i förfall arkiv byggnaden som nämns ovan.
3. Det är särskilt viktigt att uppfylla kraven eld för arkivrummet. Dess säkerhet för eventuell brand - ett av de viktigaste villkoren för säker förvaring av dokumentation. I januari 2009 utfärdade kulturministeriet i Ryssland en order nr 3 antagit en rad lagkrav som anges i de särskilda reglerna för brandsäkerhet i Ryssland statliga och kommunala arkiv. När enheten förordningar dokumentlagrings som måste iakttas utan att misslyckas.
4. Byggnadens utformning är att säkerställa att det är omöjligt för översvämningar. Rummet måste ha en nödutgång. I inget fall skall passera genom den huvudröret (vattenförande eller gas).

Är det möjligt att lämna placering i källaren?

Det rekommenderas inte placeringen av arkivlagring i källaren rummet, övre våningarna eller ändringar som sådana vindsutrymmet.

I nödsituationer kan det finnas undantag från denna regel. De accepteras när källaren torr och väl uppvärmd, utrustad med mekanisk ventilation, med förmåga att tillhandahålla en timme eller två trippelandningsförmåga. Arkiv för loft eller vind är möjlig endast under förutsättning att de lämpliga temperatur- och fuktighetsförhållanden.

En mycket viktig förutsättning för lokaler arkiv med avseende på kopplingsanordningen. Det är skyldig att stängas med lufttäta uttag. Korder av portabel elektrisk utrustning är försedda med gummiisolering. Bör inte placeras inomhus eller gemensam lagring av golvbrytare.

Den valda icke-dammande och icke-korrosiva material som byggnadsmaterial för efterbehandling arkiv förråden. släckningssystem måste vara utrustade med hjälp av neutral, säkra för dokument. Det är inte tillåtet att använda eld i butiken, bland annat värmeelement eller placera främmande föremål.

För att sammanfatta

Efter reduktion av det markerade området i enlighet med alla ovanstående krav på arkivrummet, fatta ett slutgiltigt beslut om lämpligheten eller olämplighet för användning. Fatta ett sådant beslut efter kontroll av eventuell sanitära och epidemiologiska station och staten Fire tillsyn. Arkivet kan placeras varhelst planeras endast efter ingreppet av den detaljerade undersökningen.

Dess syfte - att klargöra brandrummet och fastställa en lämplig nivå, för att inspektera de stora strukturella hållbarhet, se styrkan i överlappningen mellan våningarna i beräkningen av den potentiella belastning (utrustning för arkivet och vikten av de lagrade dokument), kontrollera tillgänglighet och nuvarande status av ventilations- och värmesystem.

I revisionen inblandade som representanter för organisationen (vanligtvis de anställda i framtiden arkiv) och anställda i alla relevanta tjänster - .. Building, eld, säkerhet, etc. Resultaten av undersökningen återspeglas i beredningen av slutakten.