Organisationen av arbetet med dokument

Arbeta med HR-dokument har en särskild inverkan på kvaliteten av hur den administrativa apparaten, samt bildandet och arbetskultur anställda. Ju mer professionellt arbete pågår, desto mer framgångsrik verksamhet av företaget som helhet.

Intern arbetsflöde för alla företag innehåller olika åtgärder för att förbereda, support, fyllning, kopiering, överföring av affärsinformation. Praxis visar att cirka sjuttio procent av tiden anställda tillbringar på dessa aktiviteter. Det måste sägas att organisationen av arbetet med dokument blir allt viktigare. Idag är denna aktivitet anses vara en av de viktigaste faktorerna för konkurrenskraften i moderna företag.

Organisation som arbetar med dokument kräver en särskild strategi för att ta emot och bearbeta affärsdata, samordna processer bildning och byte av information. Korrekt arbetsorganisation med dokument minskar tiden för att söka och ökar noggrannhet, aktualitet, vilket eliminerar redundans.

Med tanke på de år i praktiken har producerat tre huvudsakliga typer av arbete med dokumentation: blandade, decentraliserade och centraliserade.

Den senare formen innebär att koncentrera sig på att strukturera en mängd olika tillgängliga operationer vid genomförandet av en enda enhet i företaget. Således enheten kan delas eller personalavdelning, kontor och liknande. Journalföring kan göra och en person som är sekreterare. I varje fall kommer ansvarsfördelningen eller anställd omfattar genomförandet av en hel cykel åtgärder för bearbetning dokumentation av mottagandet för att överföra till arkivet avdelningen. Dessa aktiviteter involverar mottagning, behandling av affärsinformation, registrering, lagring, kontroll över utförandet, skicka, referens- och informationsoperationer, beställning innan de överförs till arkivet.

Centraliserad arbetsorganisation med dokument som anses vara den mest effektiva, och därför att föredra. Detta är särskilt viktigt i små företag. Med denna metod, systematisering av dokumentation minskar avsevärt kostnaden för åtgärder för bearbetning av information. Dessutom avsevärt förbättrad arbetsorganisationens anställda. I denna form av arbetsflödet effektivare arbetskontorsutrustning uppnådde enighet i metodik och förvaltning av verksamhet i samband med behandlingen av dokumentationen.

Mittemot centraliserade systemet är decentraliserad systemet. I det här fallet, till sin tjänst arbetar med dokumentation som genereras för varje enhet. I dessa enheter är alla operationer som utförs självständigt. Ett decentraliserat system är mer typiska för de institutioner och organisationer som är compartmentalized i olika territoriella mening apparat. Dessutom är denna operation system lämpligt för dessa företag, dokument där en annan specificitet (t ex, det finns ett behov att tillhandahålla informationsskydd).

Den vanligaste, tiden är en form av ett blandat system. I detta fall, en viss del av alla operationer (som regel, för mottagning och bearbetning av skickade och mottagna dokument, lagring, kopiering) utförs i den centrala enheten. De konstruktiva delarna av företaget samtidigt utförs genom att skriva ut aktiviteter (skapande), beställning, lagring och förberedelse för leverans till arkivet.

Valet av en eller andra kretsar med dokumentation genomförs i enlighet med strukturen i företaget.