Arkiv dokumenthantering Organisation: GOST, instruktioner, dokument, regler. Riktlinjer för arkiv dokumenthantering

Arkiv regler dokumenthantering innehålla de viktigaste kraven för att arbeta med papper och material som inte är involverade i den nuvarande verksamheten i bolaget. De är formulerade i enlighet med föreliggande regelverket, regel omfattning bearbetning, sammanställning och lagring av information. Nyckelbegrepp som används i samband med uppsättningar standard för arkiv ledningen. Vid utarbetandet hänsyn till dem framsteg i användningen av teknik och avancerad informationsteknik. Överväga ytterligare grunden för arkiv dokumenthantering.

förekomst

Riktlinjer för arkivering dokumenthantering gäller statliga myndigheter. De krävs också för företag som ägnar sig åt vissa typer av arbete. I synnerhet regler gäller i den del av beskrivningen, registrering, bevarande och användning av dokument Arkiv fond i Ryska federationen, hänvisade till statlig egendom.

Underavdelningar av företag, som arbetar med film, grammofon, video, fotografier, kartor, vetenskap och teknik, telemetri information regleras av bestämmelserna i planering och rapportering.

Tullen och rätten att bilda organisationer i arkiven för tillfällig lagring av dokument från RF AF utgör grunden för sektorslagstiftningen (från 1993), position (från 1994 och 1998.). Regelverket bildar rättsakter regional betydelse. Anses reglerna inte tillämpas på de handlingar, det arbete som regleras av den federala lagen № 5485-1 och presidentdekret № 1203 från 1995/11/30, den

fullbordan

Det är en systematisk påfyllning av dokumentären basen av företagsenheter. Plocka innefattar att bestämma:

1. Källor.
2. Komposition av material som skall tas emot.

Som en del av denna verksamhet utförs också direkt överföring av dokument till arkivet. Som källor är:

1. företagsenheter.
2. Fysiska personer.
3. Underordnad struktur.

Sammansättningen av material

för arkivering dokumenthantering instruktion uppsättningar som förvärvet är tillfälligt utförs (över 10 år) fall och permanent lagring. sammanfattar också information om personal. Fall hållbarheten på mindre än 10 år, som regel, arkiven överförs inte. De återfinns i de relevanta delarna av företaget. Vid slutet av hållbarhetstiden för sådana saker som ska förstöras. Information om särprägel sänds på begäran av ägaren. Därefter skickas de till staten Arkiv för permanent innehåll. Överföringen skall också material Företagen föregångare och likviderade underordnade strukturer.

Arkiv dokumenthantering och nomenklatur

Auktoriserade anställda som utför arbete med företags informationsmaterial, gör en systematisk förteckning över fall. Han kallade nomenklaturan. Vid bildandet visar hållbarheten på material. för arkivering dokumenthantering manual föreskriver den auktoriserade division för att övervaka och underlätta tillhandahållandet av tjänster i utarbetandet av nomenklaturen. Systematisk lista ligger till grund för bildandet av lager av material av permanenta och tillfälliga (upp till 10 år) lagringsinformation. Nomenklaturen är också en stor bokföringsdokument. Det används för registrering av fall av tillfällig lagring, inklusive en löptid på mindre än 10 år. Den etablerade nomenklatur systematisering schema kan användas vid utveckling av handlingar kort fil utförts.

klassificering

Att hålla arkiv dokumenthantering utförs på tre typer av nomenklatur:

1. Typiskt.
2. Exemplariskt.
3. Individuella (för ett visst företag).

Det första bestämmer sammansättningen av de material som alstras i liknande institutioner. Standardnomenklatur anses vara en reglerande dokument. Ungefärliga systematisering bestämmer den ungefärliga sammansättningen av informationsmaterial för företag som omfattas av dess verkan, vilket indikerar indexet. Den har en rekommenderande karaktär. Dessa typer av systematisering används i bildandet av en enskild rad och överförs in i det utan ändringar.

förberedelse funktioner

Dokumenten för arkiv företag dokumenthantering systematiseras i föreskriven form i enlighet med nomenklaturen för strukturella enheter. Den senare bör avtalas och undertecknas av ledarna.

Den nomenklatur för företaget görs i den allmänna formen. Det signeras av chefen för arkivet eller den person som ansvarar, undertecknat av chefen för tillhandahållande av tjänster eller en auktoriserad anställd. Nomenklatur måste godkännas av experten provision, och sedan godkänns av chefen för företaget. Efter att ha genomfört dessa förfaranden cheferna för strukturella uppdelningar av företaget som ett utdrag av relevanta avsnitt.

Den nomenklatur för det kommande året bildades under det sista kvartalet av innevarande period. Harmonisering genomförs minst en gång i 5 år. Om du ändrar struktur och funktioner i företaget, en ny nomenklatur.

Tillvägagångssättet för att sammanställa frågor

Bildning kallad gruppering handlingar utförs i enlighet med nomenklaturen. Arkiv dokumenthantering organisation omfattar systematisering av information i enlighet med namnet på mappen. Ej tillåtet gruppering av dubbla kopior och drag. Undantagen är värdefulla fordon. Får inte placeras i en mapp papper som ska returneras.

Att upprätthålla arkiv journalföring utförs vid en centraliserad hantering material serviceinformation bestämmelse och vid en decentraliserad - både strukturella enheter, och ovanstående division. Gruppering utförs under direkt överinseende av de personer som är ansvariga för säkerheten av lagringsmedia. Om det är nödvändigt, kan vara inblandade anställda i statliga arkiv.

viktiga krav

Arkiv dokumenthantering genomförs i enlighet med kraven i föreskrifterna. Vid framställning av mappar med informationsbärare måste uppfylla följande krav:

1. Material för tillfälliga och permanenta förvaring grupperas separat.
2. Mappen ingår i ett exemplar vardera av papperet.
3. Mappen bör finnas material för ett kalenderår. I denna förordning, men det finns undantag. Dessa inkluderar:

• personliga filer, som bildas över hela den tid som är relevant anställde;
• material och strukturer av valda ständiga utskott med dem, vice grupper, regimented under perioden av sammankomst;
• Pappersutbildningsinstitutioner, utförda och grupperade i ett läsår,
• teater material, som kännetecknar den verksamhet av säsongen;
• historier, och så vidare.

Mappen måste vara mindre än 250 ark med en tjocklek av inte mer än 4 cm.

Gruppering av förvaltningsbeslut

Arkiv dokumenthantering kräver systematisering av olika typer av informationsbärare. Dessa inklusive attribut och administrativa åtgärder. De är grupperade efter typ och kronologi av program:

1. Bestämmelserna i stadgarna godkänts av rättsakter, fungerar som bilagor. De är grupperade tillsammans. Om bestämmelserna, förordningar, stadgar har godkänts som separata handlingar, systematisera dem i enskilda fall.
2. Beställningar och beslut från högre strukturer för genomförandet är grupperade efter områden i företaget.
3. Beställningar som rör personal, systematiserat enligt djurhållningsperioden. Med en stor mängd informationsmaterial ändamålsenliga verkar på olika sidor av företaget, grupp separat.
4. Orderingången i centrala verksamhetsområden är systematiseras separat från agerar på personal. Till exempel är ordningen av arkiv dokumenthantering ingår i samma mapp, och utnämningen av chefen för division ansvarig - till en annan.
5. Godkända gränser, rapporter, beräkningar, specificerade listor, planer och så vidare. grupperas separat från dem projekt.
6. Placering av dokument i personliga filer utförs i den ordning de tas emot.
7. Ansikts personal lönekostnader systematiserade i separata mappar. De är ordnade i alfabetisk ordning.
8. Klagomål, förslag, medborgarnas klagomål rörande företagets verksamhet, register över deras behandling och genomförande grupperas separat från klagomål från individer för personliga frågor.
9. Systematik av korrespondens utförs vanligen i en kalenderperiod i kronologisk ordning. I detta fall är svaren placeras efter frågorna. Vid förnyelse av korrespondens på ett visst ämne, som inleddes förra året, de dokument som ingår i mappen för den aktuella perioden. I detta fall indikerar index för föregående år.

Att informationsbärare som godkänts för förvaring

Arkiv dokumenthantering ger ett antal krav på strukturella enheter, som arbetar med pappersdokument. Göra bärare kan vara helt eller delvis. Det beror på lagringstiden. Fullständig registrering sker i samband med tillfälliga dokument (över 10 år), en permanent innehåll, samt agerar på personal. Det handlar om:

1. Inbundna mapp / bindemedel.
2. Numreringen av arken.
3. Upprättande sidan-vittne.
4. Bildning av intern inventering om det behövs.
5. Göra justeringar detaljerna i försättsbladet. De kan röra namnet på företaget, registreringsnummer mappar de extrema datum och så vidare.

Material för tillfällig lagring, inklusive en löptid på mindre än 10 år, dras delvis. Så inte tillåtet att utföra systematisering av värdepapper i mappen, inte numrerade listor, var inte säkerhet etikett.

nyanser

Arkiv dokumenthantering - en verksamhet där specialister ger inte bara säkerhetsinformationsbärare, men också möjlighet att arbeta med dem om det skulle behövas. För detta ändamål de handlingar som utgör mapp som lämnats in av fyra punktering i en kartong lock. De är också tillåtet att binda överväger möjligheten att läsa texter, resolutioner, datum för visum i alla tidningar.

Som förberedelse för grupperingen av alla metallfästelement avlägsnas. Material avsedda för permanent lagring och består av särskilt värdefulla eller oformaterade akter finns i mappar gated tre-ventil med strängar eller i speciella boxar.

När de är närvarande i outtagna handlingar av personlig karaktär (arbetsböcker, kort, militära kort, etc.). De sätts i ett separat kuvert och arkiveras det till resten av materialen. Vid slutet av mappen måste vara närvarande ett tomt ark-vittne. I början av mappen sys formen för intern inventering. För att garantera säkerheten och ordningen för arrangemanget av varje pappersark numrerade med arabiska siffror. Denna regel gäller inte för sidan och vittnes former för inventering. Number sätts i penna i det övre högra hörnet.

Ark-vittne

Den är gjord i enlighet med den ordning. Den innehåller ord och siffror:

1. Antal ark med numrering.
2. Antalet sidor intern inventering.

Arket-vittne föreskrivs också numrerings specificitet. I synnerhet för att avgöra om det märkte index, saknade koder, sidnummer med limmade fotografier, storformat sidor och så vidare. Dessutom på arket indikera närvaron av tryckeri broschyrer i mappen, om de inte har märkts i huvud numrering. Sheet-vittne vised kompilator. Efterföljande förändringar i status och sammansättningen av mapparna ska markeras i honom med hänvisning till relevanta handlingar. Det är inte tillåtet att göra plåt vittne på titelsidan av en mapp eller en nettoomsättning på den sista sidan i dokumentet i den.

intern inventering

Det bildas för lagring och redovisning informationsmaterial tid (mer än 10 år) och kontinuerlig innehåll. Intern inventering som sammanställas för företag som skapats av sorter av dokument, titlar vars innehåll har inte offentliggjorts. Formuläret ska presentera data på serienumren på attacker i mapp index, titlar, datum och sidnummer.

För intern inventering bifogade sammanfattningen rekord. Det framgår av siffror och bokstäver antalet dokument som ingår i det, liksom antalet ark som bildar det. Stöder intern inventering kompilator. Om en mapp är bunden eller häftas utan form är sammanställt listan fäst på insidan av frontluckan.

Förändringar i sammansättningen av material bör återspeglas i mappen "Notes". Specifikt hänvisar till avlägsnandet, byte av papperskopior, inklusive kompletterande handlingar i en mapp. Samtidigt lägga ner hänvisningar till relevanta handlingar. Vid behov kan bildas av den nya posten till arket som sammanfattar interna inventering samt inskriptionen att bevittna mapp.