Protokoll från mötet - vi skriver rätt

Förteckningen över mötet är ett dokument som återspeglar information om de diskuterade frågorna och beslut som fattats vid mötet. Det hänvisar till den organisatoriska och administrativa dokumentationen. Informationen ska föras in i protokollet av sekreteraren vid mötet eller av en annan auktoriserad person på grundval av diktafon eller manuell inspelning. Före mötet bör alla nödvändiga handlingar förberedas: agendan, deltagarlistan, taltexten samt förslag på möjliga lösningar.

Protokollen från kommitténs eller en annan myndighetens möte kan utfärdas i sin helhet eller i kort form. Det sistnämnda omfattar inte diskussionen om de problem som löses och åtgärdar endast de beslut som fattas.

Protokollet i sin fulla form innehåller vanligtvis två delar - inledande och grundläggande. Öppningen innehåller namnen (såväl som initialerna) för ordföranden, sekreteraren och deltagarna i mötet samt de närvarande personerna. Om antalet närvarande är större än 15 hänvisas till den obligatoriska fullständiga förteckningen över namn. Om de är relaterade till olika myndigheter anges för varje position och arbetsplats.

Dessutom måste inledningsdokumentet nödvändigtvis ange agendan, ange frågorna i storleksordning och ange namnet på föredraganden för varje fråga.

Protokollet i mötet består huvudsakligen av avsnitt i enlighet med dagordningen. Texten på var och en av artiklarna är som regel konstruerad enligt ett kort schema:

- De lyssnade: Namn.

- Löst (eller bestämt): Namn.

Sammanfattningen av varje uttalande registreras i protokolltexten eller bifogas som ett separat material (med en anteckning i protokolltexten med lämplig länk). Vid röstning ges resultaten. Beslutet som antagits för varje föremål måste ingå i protokollet.

Protokollet från mötet måste undertecknas av ordföranden samt mötesens sekreterare. Datum för mötet eller mötet anses vara protokollets datum. Varje protokoll ges ett sekvensnummer separat för motsvarande protokollgrupp, om nödvändigt med en alfabetisk kod. Numreringen utförs under det växande året.

Protokollet från styrelsens möte har sina egna särdrag. Allmänna krav på detta dokument finns i texten i federal lag "On Joint Stock Companies" (artikel 66). Om styrelsen beslutar att emittera aktier (värdepapper) vid ett sammanträde ska dessutom i enlighet med normerna för utfärdande av värdepapper godkända i Ryska federationen protokollet från ett sådant möte återspegla resultatet av omröstning med namnupprop av samtliga rådsmedlemmar. Detta är det viktigaste regelverket för protokollet.

I praktiken kan utformningen av sådana protokoll variera kraftigt i det sätt de sammanställs och graden av detalj. Vissa protokoll motsvarar det detaljerade transkriptet av mötet med reflektion av alla replikor och frågade frågor. Kravet på ett sådant protokoll är vanligtvis fastställt i bestämmelsen i styrelsen.

Den andra extremen är mötet extremt kortfattat, som endast innehåller information om deltagarnas sammansättning, agendan, formuleringen av frågorna och beslut som fattats.

Det optimala alternativet är vanligtvis något genomsnittligt. Ett alltför detaljerat protokoll utarbetas som regel på grundval av ljudinspelningar av mötet. När det avkrypteras kan det finnas oriktigheter som snedvrider betydelsen av problemen som löses. Dessutom bör det inte glömmas att någon aktieägare har rätt att vara bekant med protokollet från stämman. När man diskuterar kommersiella frågor kan ett detaljerat protokoll spela in mycket information som är en kommersiell hemlighet.

Å andra sidan kan protokollets överdrivna korthet leda till vanliga aktieägare tanken på ett formellt tillvägagångssätt och otillräcklig effektivitet i styrelsens arbete. Det är önskvärt för varje fråga att ange initiativtagare och deltagare i diskussionen, anteckningen av talet, essensen och författarna till frågorna. Detta tillvägagångssätt låter dig effektivare bedöma varje deltagares bidrag.