Ledningen brev (prov)

Ledningen brev - ett dokument som är en integrerad del av affärskommunikation. Oftast överförs per post och tjänar informationsutbytet på ett speciellt sätt.

grundläggande begrepp

behövs affärskorrespondens för att hantera olika ekonomiska eller produktionsproblem. Med dess hjälp företag och organisationer att kommunicera med den yttre miljön: partners, kunder eller myndigheter. Som vanligtvis används för detta management letter.

Det är allmänt kallas ett skriftligt dokument, som kan vara:

• svar på de tidigare mottagna meddelanden eller förfrågningar;
• medföljande papper guidad skickas tillsammans med andra instrument eller material;
• brev initiativet i fall där andra sätt att kommunicera är inte möjlig.

Var och en av dessa alternativ har sina egna egenskaper. Det finns dock gemensamma regler, enligt vilket vanligtvis görs någon officiell skrivelse. Detta är förståeligt, eftersom det är en affärskorrespondens, till exempel, ofta börjar ingåendet av de flesta transaktioner. En välformad dokument kan skapa i destinations ett positivt intryck på de framtida potentiella partners.

Olika typer av affärsbrev

Beroende på vilken information som innehåller officiellt brev, kan det vara:

1. Täcker. I det fall som innehåller budskapet att för honom det är en svit av applikationer.
2. Påståenden. Det vill säga, uttrycker det missnöje med en viss situation (krav).
3. Vägledning. vissa indikationer ges i texten.
4. Garanti. Avsändaren bekräftar uppfyllandet av framtida åtaganden som anges i dokumentet.
5. Information. Brevet innehåller information som kan vara av intresse för mottagaren.
6. Reklam. Information ges för att locka till samarbete.
7. Letter of anmälan. För information om offentliga evenemang.
8. Letter of bekräftelse. Det noterar det faktum att få dessa eller andra dokument eller material.
9. Letter of begäran. Texten innehåller en uppmaning till mottagarens incitament till handling.
10. Letter of meddelandet. Det ger avsändaren specifik information av ömsesidigt intresse för parterna.

Syftet med dessa dokument är kontaktperson mellan de organisationer eller avdelningar.

Sammanställning av krav brev

I fråga om samarbete ibland finns det situationer när en av parterna, oavsett skäl, inte fullgör sina förpliktelser. I det här fallet skickar ett brev till sin motpart den första partner. I den presenterar han vanligtvis sina förslag för eliminering av kränkningar av sina rättigheter. Detta är den officiella brev. Ett prov av ett sådant dokument kan du skapa godtyckligt. I detta fall bör följande punkter beaktas:

1. Skrivandet stil bör vara den officiella affärer med installationen av partnerskap.
2. Kärnan i påståendet skall uttryckas tydligt.
3. Under presentationen av information som är nödvändig för att driva ett övertygande konkreta fakta.

I klagomål brev måste innehålla:

• avsändarens detaljer (namn, retur adress och telefonnummer);
• fullständig information om destinationen;
• beskrivning av de omständigheter under vilka det fanns en konfliktsituation;
• en hänvisning till de juridiska normer, som i sin tur bröt motparten;
• specifika krav för att eliminera brott, vilket indikerar tidpunkten för deras genomförande;
• konsekvenser som kan uppstå om motparten avvika från deras utförande.

Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt hur tjänsten består brev. Provet måste utvecklas så att gärningsmannen inte uppfattar det som ett hot. Man måste komma ihåg att detta är bara en påminnelse krävande överensstämmelse med lagen.

konstruktionsregler

Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt utformningen av lednings bokstäver. Däremot lagen inte föreskriver att eventuella strikta regler och förordningar.

Trots detta bör följande punkter betraktas som obligatoriska i beredningen av sådana dokument:

1. En tjänsteman brev ska skrivas på blanketten. Det har utvecklats av experter i förväg på kontoret och godkännas av en order av regissören.

2. Dokumentet måste innehålla vissa uppgifter:

2,1. Information om mottagaren och sändaren.

2,2. Referensnummer och datum för detta brev. Det är nödvändigt för registrering.

2,3. Länk till liknande information om brev begäran om dokumentet är ett svar på det.

2,4. Titel.

2,5. Information om förekomst av applikationer med deras namn och nummer.

2,6. Information om personen som undertecknar dokumentet (position och namn).

3. I ett brev till läsas i en enda fråga. Att ha flera komplicera valet av artist.

4. Informationen skall anges mycket kortfattat, men det är klart. Det är önskvärt att texten tar inte mer än två sidor.

5. Rätten att ange detaljer om mottagaren. Om vi talar om organisationen måste du följa följande ordning:

5,1. Företagets namn (i nominativ).

5,2. Den strukturella enheten (om nödvändigt).

5,3. Position destination (i dativ).

5,4. Hans initialer.

5,5. Den postadress företaget.

6. Om flera mottagare, måste du först ange de viktigaste, och sedan alla andra.

Med beaktande av alla dessa faktorer, utformningen av lednings bokstäver i princip inte vara svårt.

Ordningsföljden vid presentation

Till dokumentet har sammanställts korrekt, måste du ta hänsyn till den särskilda ordningen för informationen i det. Till exempel kan vi överväga möjligheten att hur man skriver ett officiellt brev av svar. Först måste vi komma ihåg att, i enlighet med reglerna för etikett, är det nödvändigt att svara på informationen inom några dagar från mottagandet. Om vi talar om e-postmeddelandet, är den optimala tiden inte mer än två timmar. Är inte möjlig händelse som ansluter sig till sådana regler, är det bättre att skicka ett meddelande till partnern.

Själva brevet, i själva verket kommer att bestå av två delar:

1. Inledning. Avsändaren sätter tema, orsaken och grunden för hans skrivande. Du kan hänvisa till reglerna, som enligt lag är grunden för att ge ett svar. Dessutom bör du vara uppmärksam på vissa punkter som rör denna situation. De kommer att bidra till att avslöja essensen av frågan.
2. Sammanfattning. Denna del syftar till att förklara och övertygande. Texten ska vara kortfattad, klar och koncis, och redogöra för de faktiska omständigheterna - beprövade och objektiv. Vid behov kan de bekräftas av verkliga siffrorna.

Efter en sådan text följs vanligen av en lista över program. Slutar ett dokument undertecknat av avsändaren. Dessutom är det nödvändigt att veta hur man skriver ett officiellt brev, för att inte förolämpa mottagaren. För det första är hänvisningen till det önskvärt att börja med frasen "Kära". För det andra, kan du använda text verbal particip fraser som "har noga övervägt ditt förslag" eller "att noggrant testa dina kommentarer." En sådan anslutning till etikett kommer bara att gynna båda sidor.

action Procedur

Utarbeta officiella brev åligger kontorister, sekreterare eller andra anställda som tilldelas dessa uppgifter. Accepteras för det arbete de har att följa i deras agerande sekvens. Processen för ett sådant dokument passerar i allmänhet genom följande steg:

1. Noggrann undersökning av omständigheterna i ärendet. Du måste helt kontrollera situationen för att bedöma dess möjliga lösningar.
2. Upprättande av utkastet till brevet. Det är nödvändigt att ta hänsyn till alla de krav som anges ovan.
3. Harmonisering av den förberedda text. Ibland är det nödvändigt att redigera bakgrund av de synpunkter huvudet. Han kan göra några förtydliganden eller förklaringar i ämnet.
4. Godkännande av sin handledare.
5. Slutförande och undertecknande av dokumentet.
6. Registrerings bokstäver.
7. Skicka e-post till mottagaren.

Först efter att ha gått igenom alla dessa stadier, brevet nådde mottagaren kommer att kunna fullgöra sitt uppdrag.

tvingande regler

För att placera ett officiellt brev måste du komma ihåg att den första sidan i nödvändigtvis ut på en särskild blankett. För övrigt kan du använda vanliga rena ark A4. Här måste man komma ihåg att själva textfältet har sina begränsningar: övre och nedre är 2 cm, vänster - 3,5 cm, höger - 1 cm. Det är inte nödvändigt att bryta standard storlek för att passa information på en sida. Det är bättre att följa alla regler och helt enkelt lägga till en ny sida.

Skriv texten måste också enligt reglerna:

1. För att skriva ut, använder standardteckensnittet Times New Roman. Andra alternativ bättre att inte tillämpa.

2. Font storlekar regleras också:

• för huvudtexten - 14;
• inriktningssidor och ett märke av prestanda - 12.

3. Placering av detaljer också utförts i enlighet med de regler:

• avståndet mellan linjerna - 1;
• textjustering görs av "bredden";
• överföringar placeras automatiskt;
• avståndet från samlingsröret till serienumret är 2 radavstånd, och från denna till huvudtexten - 3.

Efterlevnaden av dessa standarder är obligatorisk för rätt utförande av bokstäverna motsvarar destinationen.

Ortdelbeskrivning

För att upprätta en standard affärsbrev, måste du veta exakt var de ska placeras, detaljer och dess komponenter. Svaren på dessa frågor innehåller ett GOST R 6,30 till 2003. Den beskriver i detalj i form av officiella brev. I själva verket är det ett prov i vilket samtliga alla detaljer i handlingen finns på ett visst sätt. Det behövs för att:

1. Att ena processen självregistreringsverket (business) bokstäver.
2. Kunna avancera centralt förbereda standardformulär, vilket minskar behovet att utföra arbetet manuellt.
3. Underlätta och minska tiden visuell informationssökning.
4. Utöka processkapacitet av bokstäver med hjälp av datorer och annan utrustning.

Så, för konventionell affärsbrev använder 30 standard detaljer som finns i elva obligatoriska områden:

• logotyp och emblem;
• författaren;
• initiala data;
• header;
• godkännande;
• adressat;
• upplösning;
• text;
• signaturer och tillämpningar;
• samordning och försäkran;
• märken.

Placering uppgifter i vissa sektorer gör att yrkesverksamma att bättre navigera i dokumentet och vanliga användare underlättar processen för dess beredning.

baskrav

Vissa ledare tror felaktigt att affärskorrespondens kan utföras godtyckligt utan att följa några regler och förordningar. Men experter som är ansvariga för det, måste veta de grundläggande kraven för officiellt brev:

1. Närvaron av särskilda (corporate) form.
2. Korrekt användning och placering detaljer.
3. Texten ska vara läsbar och väl redigeras. För att förklara det väsentliga i frågan är bättre att ge företräde åt enkla gemensamma förslag. Det är nödvändigt att tala kort till varje ord genom maximalt information.
4. Beroende på typ, måste dokumentet utfärdas därefter. Brevet kan också innehålla flera aspekter. I detta fall är det nödvändigt att exposition för att försöka kombinera dem.
5. Korrekt användning av de normer som fastställts för att skriva.
6. Försök att komma till innehållet i skrivelsen var inte kategoriska uttryck. Mottagaren kan tolka frasen som ett hot. Vid utformningen av förslag bättre använda inledande ord som "uppenbarligen", "som ni vet", "möjligt" och "hur".

Dessa krav är i praktiken bidrar till att upprätthålla dokumenthanteringen i företaget.