Dokument Klassificering: grundläggande kriterier

Så det var lätt att förstå det stora antalet dokument, utvecklat särskilda regler för deras framställning och presentation, olika klassificeringar, samt lämpliga former och arbetsmetoder med dem.

Det bör noteras att klassificeringen av handlingar är oerhört viktigt eftersom det bidrar till att lyfta fram sina specifika egenskaper och gör det möjligt att använda dem på bästa sätt. Det är en av de äldsta och fram till slutet av utestående frågor, vars utveckling började först i slutet av 1960-talet. Huvuddelen av den dokumentation som distribuerade tillvägagångssätt i separata grupper tillämpats tidigare endast till särdrag i förhållande till omfattningen eller separat vetenskap. Först nyligen flerdimensionell klassificering av handlingar har upprättats, som bygger på informations- och materialkomponenter.

Alla dokument kan delas enligt följande kriterier:

1. Omständigheterna kring sin verksamhet i tid och rum. Ta hänsyn till regelbundenheten offentliggörande (periodiska och icke-periodiska), tid för händelsen (originalet, original, kopiera, duplicera), tillverkningsplatsen (regional, nationell eller utländsk);

2. Information komponent.

• uppmärksamma innehållet och graden av aggregering av information (primär och sekundär dokumentation);

• klassificering av dokument innefattar dimensionen hos den registrerade informationen på storleken (format), och antalet sidor (totalt);

• division över hur informationen uppfattas (dokumenten kan läsas av en människa eller kräver särskild teknisk utrustning);

• denna klassificering av dokument innefattar även en ikonisk teckenhjälpmedlet med vilka registrera information (text och icke-textform);

• dataregistreringsmetod enligt skilja handskriven, tryckt, mekaniskt, magnetiskt, fotografiska, optisk, laser, och elektroniska dokument.

3. Material komponent, som innefattar vissa kriterier (såsom materialet i informationsbäraren, liksom sin form och design).

Det är värt att notera att fördelningen av dokumentation för de enskilda grupperna i innehåll och form gör att mer effektivt att organisera arbetet med henne.

Det är värt att nämna att det också finns en motsvarande klassificering av redovisningshandlingar hittills som tar hänsyn till deras innehåll, plats och förfarandet för upprättande, applikation och en metod för användning.

Denna klassificering av räkenskaper omfatta följande indelning i olika typer:

• beroende på användningsområde - administrativ och verkställande står registrering eller kombinerat;

• orderberedning - primär och sammanfattning;

• interna och externa dokument;

• genom användning - engångstyp och lagring;

• beroende på innehållet - monetära, material och design.

Det måste sägas att denna klassificering omfattar ett antal kriterier och är extremt bred, så varje dokument avser olika grupper samtidigt, men kan kännetecknas av särdrag och användas endast i det aktuella området.