Workflow i företaget. Management Program dokument och journalföring

Workflow automation är ett mått tillgripit av nästan alla moderna företag. Även små företag arbetar med en massa olika dokument, inklusive bokstäver, budgetar, fakturor, avtal och alla typer av krav. Det är av denna anledning som nästan alla moderna organisation försöker använda denna åtgärd som ett arbetsflöde som tillhandahålls på bekostnad av fullständighet och bevarande av data, lätt att hitta och lagra diverse information, och begränsar optimeringen av den tid som krävs för godkännande.

Varför det?

Praktiskt taget alla företagets anställda tillbringar mycket tid på att försöka hitta rätt information och statistik vältaligt säger att det tar ungefär hälften av arbetstiden. När det händer också att man måste återskapa nytt i stället för att återanvända alla dokument som finns "någonstans". Det är en standard är en situation där den ursprungliga texten i ett fördrag är en advokat i datorn och journalanteckningar på de värdepapper som följer genomförandet av kontrakt som utförs i redovisningssystemet, är räkningar och handlingar som ingår i ekonomiavdelningen i pappersform, och korrespondens om utförandet av fördraget arbetet är i elektronisk post lådor anställda. Denna "dispersion" av information är extremt skadligt för säkerhet, integritet och konsekvens, det är i sådana situationer finns det faktiska automatisering av arbetsflöden.

Genom införandet av specialiserade informationssystem löst övervägande majoriteten av problem. Till exempel, en del av budgetsystem ger möjlighet att skapa ett system av sammankopplade budgetar, följt av bildning och lagring av olika versioner av sådana dokument, liksom en indikation på deras status. Således problemet delvis löst budget dokument med hjälp av sådana system.

Men glöm inte att den nuvarande budgetramen, samt redovisning och ERP-system i de allra flesta fall arbetar med strukturerad information, det vill säga vilken typ av data som kan skapas och lagras i en tabellform. Enligt de flesta experter, ger den totala mängden data alla moderna företag strukturerad information endast 20%, medan resten inkluderar e-post, textdokument, olika rapporter om förhandlingar och möten, bilder, etc. Ganska ofta, utan att göra studier ostrukturerad information helt enkelt inte möjligt att göra en normal bedömning kontektsta, som redan finns strukturerad. Lagring, insamling och efterföljande behandling av sådana uppgifter tillhandahålls av användningen av sådana åtgärder som arbetsflödet, och content management system för informationsföretag.

Vad är det?

Med hjälp av det elektroniska dokumenthanteringssystemet ger organisationer i någon interaktion mellan de anställda i en organisation på grundval av de handlingar som lämnats in. Återigen 1C dokument ger för skapandet av dokument, möjligheten att flytta dem om organisation och har kontroll över utförandet av dokument och processer som beskrivs genom att använda dem. Således ger det elektroniska dokumentet företaget stort antal fördelar, översätta hennes arbete är faktiskt en ny nivå.

Varje enskild handling i denna elektroniska systemet kännetecknas av en hel uppsättning detaljer som kännetecknar det unikt (ofta kallad sådana uppsättningar av kort). Kortet kan innehålla olika typer av information, bland annat vilken typ av dokument, datum för bildandet och förändring, författare, liksom lagringsutrymme och mycket mer. I framtiden dokumenthanteringssystemet kommer att ge lagring och hämtning av den dokumentation som krävs i enlighet med de uppgifter som har specificerats i kortet.

möjligheter

Elektronisk dokumenthantering ger organisationer med inte bara en massa fördelar, men det öppnar också upp många nya möjligheter, vilket också är viktigt.

centraliserad kontroll

Oavsett hur stor är det ena eller det företag dokumenthanteringssystem möjliggör snabba förändringar i form av dokument som cirkulerar på den. Till exempel, för att ändra ansökan för någon av kostnaderna för de olika ansvarscentren bara för att göra vissa justeringar i mallen nog detta påstående, som redan finns i systemet. Efter det kommer de anställda som fyller en sådan ansökan inte kunna använda dokumentationen föråldrade former, eftersom tillämpningen fylls och skickas genom systemet.

Underlag livscykel

Varje dokument som kommer att ge upp och bearbetas i alla företag, går nödvändigtvis genom flera steg som. Till exempel när det gäller företagens budget, är det först nödvändigt att göra, och sedan godkänna och verkställa vid bestämda tidpunkter. Efter det olika faktiska och planerade utförandet av budgeten föremål för en grundlig analys och skickas till arkivet. I 1C dokument ger god kontroll över livscykeln för dokument, med hänsyn till de grundläggande kraven i företagsmiljö, liksom olika juridiska regler och branschstandarder för bolagets verksamhet.

lagarbete

System för elektronisk dokumenthantering ger mycket mer än bara en organisation för kollektivt arbete med dokument, och i närvaro kommer att vara experter som befinner sig i olika kontor eller ens i olika städer.

Systemet lagrar ett tillräckligt stort antal versioner av samma dokument, förutom att styra och förändring, kan de kommentera data, det vill säga lägga till dem några kommentarer och noter, utan att påverka grundläggande information, som han måste leverera.

konfidentialitet

Snarare viktig egenskap hos sådana system är att i samma dokument 1C kan prenumerera genom en särskild digital signatur följt av kryptering av. Detta gör det möjligt att inte bara för att bekräfta äktheten av någon information, men också identifieras med författaren, liksom för att uppnå den mest effektiva säkerhet för lagring av olika data, om det behövs.

dirigering

Om den elektroniska dokumenthanteringssystemet inte är tillgänglig, då i så fall den anställde som deltar i skapandet av vissa värdepapper, måste nödvändigtvis förstå vem som är bäst för att överföra dessa värdepapper. Elektronisk dokumenthantering i företaget för att automatiskt överföra data rätt person.

I sig själv är routing fritt och stel. Free ger en möjlighet att dokumentera riktning absolut alla mottagare som är lämpligt, medan den stela ger den mest exakta regleringen, men i särskilda fall verkan av förinstallerade i systemet dokumentation av trafikreglerna kan vara lite paus (till exempel om du behöver skicka utkast till dokument för granskning vissa externa experter).

åtkomstkontroll

Det finns flera alternativ för hur man skiljer mellan de olika befogenheter företagets anställda när det gäller dokumenthantering. Således kan en avancerad arbetsflöde en person att ge full kontroll över data begränsar möjligheten att redigera eller ens tillåter endast vy eller kommentera filer. Detta förenklar arbetet med olika data, och det är viktigt - det blir mycket säkrare.

integration

För att säkerställa maximal dataintegritet, som dras i ett visst företag, elektronisk dokumenthantering i företaget tillhandahåller för integrering av det installerade systemet med andra - ekonomiska, industriella, analytisk, etc. Genom en sådan integration har modern arbetsflödessystem tillräckligt ofta använt som ett slags samarbete mellan de olika typerna av programvara.

Dokument av alla system, är logiskt samband med denna information kallas sammanhang. Det kan inkludera innehållet i ett papper eller e-post, fax, betalningsdokument, register över verksamheten, video eller ljudinspelningar, och även en hel del annan information. Sammanhanget av dokumentet kan läggas till manuellt eller helt automatisera processen, beroende på önskemål och behov av förvaltningen.

Till exempel, kan den moderna system för automatisering av arbetsflödet i processen för bildning och efterföljande förändringar i de budgetar användas ett antal annan kontextuell information:

• alla typer av marknadsundersökningar, inte bara sin egen utan också de som erhölls från externa källor;
• Olika avtal med motparter (köpare eller säljare);
• Särskilda lagar och referensdokument;
• ytterligare dokumentation, som återspeglar i sig några begränsningar eller antaganden (som ett exempel, inflationstakten, växelkurser och andra data);
• mötesprotokoll, som hölls för att diskutera någon version är budgeten och omfattar alla typer av arbetar kommentarer och observationer av deltagarna i processen (ofta sådan dokumentation skickas bland alla anställda via e-post och lagras åtskilt från budgetinformationsfiler).

En användare som arbetar med en budget när som helst, om det behövs, kan visa något av ovanstående dokument, som modern arbetsflöde teknik tillåter honom att göra detta utan långa sökningar.

Vilka system används med oss?

En av de mest populära mjukvarulösningar som kan hittas i ryska företag kan kallas en kombination av Microsoft Outlook verktyg med Microsoft Exchange Server. Den första ansökan, i princip, som ligger på nästan varje dator, medan Exchange Server tas ofta att använda som en fullfjädrad e-postserver. Trots att företag som redan för en tid sedan var införandet av elektroniska dokument som hölls sådana program endast användas som en plattform för e-post, efter några centraliserade inställningar även detta program kan användas som en helt funktionell automations arbetsflöde för nästan alla organisationer .

Just nu är den ryska marknaden fylld med massor av olika system, med vars hjälp ett dokumenthanterings automation, och liknande program erbjuder inte bara västerländska, men också inhemska utvecklare. Även Microsoft, förutom ovanstående program erbjuder även verktyg som Content Management Server eller Sharepoint Portal Server.

Den mest kraftfulla bland alla befintliga system anses Documentum, men främst stora företag använder denna automation process. Workflow av vissa företag på bekostnad av automatiserad programvara Lotus Notes paket, men många kallar det ett slags "designer för programmerare", som inrättats på grundval av sin kompletta system är ganska svårt.

Vad är skillnaden mellan ryska och västerländska system?

Om vi talar om de viktigaste skillnaderna mellan inhemska och utländska verktyg, de finns i skalningsmöjligheter. Till exempel, om systemet västerländska utvecklare kan arbeta i nästan alla operativsystem, var det mestadels inhemska utvecklats enbart för någon av dem, och naturligtvis att det ofta är Windows. Västerländska system är konfigurerade för att använda några databashanterare. Sådana ryska systembegränsningar kan allvarligt hindra möjligheten att bygga plattformsoberoende, integrerade lösningar.

När det gäller funktionalitet, den största skillnaden ligger i det faktum att i väst dokumentoproizvodstva automatisering och arbetsflöde genomfört flera program som kan emitteras under ett och samma varumärke, men målet för en rad olika ändamål. Till exempel erbjuder Documentum ett antal enskilda produkter, som används för full automatisering och integration med affärssystem, stödjer design och konstruktion dokumenthantering, etc. Den dominerande delen av programvara som utvecklats i Ryssland, som syftar till att lösa ett speciellt problem.

Också värt att notera är att den huvudsakliga skillnaden ligger i den strategi för båda parter vad är ett arbetsflöde automationssystem. Västerländska system är avsedda att ge fullständig automatisering och uppföljningsstöd genom en rad olika affärsprocesser inom organisationen, medan den överväldigande majoriteten av inhemska program för att automatisera vissa funktioner bara.

Kostnaden för västra system på cirka varierar från $ 400 till $ 1000 för varje jobb, inte räknar kostnaden för genomförandet, hårdvara och mjukvara som krävs för att säkerställa en normal elektroniskt dokument. Ofta egen introduktion kostar ungefär hälften av den vanliga kostnaden för licenser, eftersom de flesta av programmet för automatisering av arbetsflödet genomfört olika kampanjer, men i vissa situationer priset på en storleksordning större. En av de svåraste är alltid projektet automatisering av finansiella dokumentation till genomförandet av sådana projekt kostar ca 2-3 gånger högre än kostnaden för licenser.

Inrikes programvara säljs på $ 200-600 per säte, och utöver det som tagit hänsyn till kostnaden för ytterligare program och diverse utrustning. I slutändan är beräkningen av jämförelsevärdet genomförs på samma sätt som i de västra system.

funktioner

I den överväldigande majoriteten av fall som en prioriterad riktning av automatisering är de processer som är relaterade till harmoniseringen av handlingar, till exempel, processen för initial framställning och ytterligare genomförande av de budgetar. Men många lag nu använder kontorsautomation och arbetsflöde, det vill säga med registreringsförfaranden utgående och inkommande dokument.

Introduktion till det elektroniska systemet är inte i grunden skiljer sig från införandet av andra automatiserade system, därför är det nödvändigt att gå in på de utmärkande dragen i detta projekt.

Skapande av företagsklass lagring

Inledning dokumentautomation i alla fall ger vissa företags arkiv där för att lagra all dokumentation. Den logiska struktur lagring, utveckling och fortsatta genomförandet av säkerhetspolicies, liksom dokumentlagring hierarki kräver maximal noggrannhet och måste utföras i ett tidigt skede av projektet.

Man bör komma ihåg att lagringsfunktionen kan användas i början av designen, så på ett tidigt stadium kan göras för att flytta alla dokument från den aktuella lagrings platser i en enda företags arkiv. Som ett resultat kan användarna bekanta sig med någon av de viktigaste funktionerna i systemet och samtidigt behärska och dess tillämpning. Påskynda anpassningen av de anställda att genomföra system kan vara med hjälp av servicefunktionerna som varningar om ändringar i dokumentationen, uppkomsten av nya dokument, etc.

Således arbetsflöde som krävs för alla moderna företag som strävar efter att utveckla och förbättra sin verksamhet.