Dokumenthantering - det är en viktig länk i kontor

Enligt dokumentet att förstå de regler som undertecknat förhandslösningar inom företaget eller institution från det ögonblick de anländer till arkivlagring. Grunden för detta koncept är att producera dokumentet sin behandling av överföring av verkställande organ, utföra arrangemang för genomförande, certifiering, registrering, skicka dem för förvaring.

Denna process, som tar hänsyn till rörelse av en handling instans med rörelsehastigheten i dessa fall. Dokumenthantering - en process som måste balanseras med informationsverksamhet den administrativa apparaten, dokumentation av varje individuella lösningar, lagra nyanlända dokument.

Ett stort antal brister i hanteringen av många enheter anslutna bara med dålig organisation av rörelsen av dokument. Till exempel dokumentet cirkulationsprocessen lösningar bör omfatta de tre nödvändiga komponenter:

• informativt stöd till beslutsfattare (detta inkluderar tillförlitlig information som bekräftar riktigheten i beslutet);
• dokumentation av lösningar (administrativt dokument);
• kontroll över genomförandet (vilket inkluderar att organisera de planerade arbetena, metoder för att utföra uppgiften, iakttagande av villkor).

Som framgår av ovanstående exempel dokumentet - en samling av information, baserat på vilken ett beslut kommer att utfärdas en status; beredning av lösningar, inklusive redigering, samordning, förberedelse till godkännande. Alla dessa steg kräver förflyttning av en handling, inte bara mellan de strukturella underavdelningar av företaget, men också mellan artister, allt från tekniker, experter, efterbehandling med ledarna. Slutsatsen av detta exempel är att ju högre rörelsehastigheten hos ett dokument, desto högre kvalitet i genomförandet i varje steg, desto bättre företaget hantera processen som helhet.

Termen själv dök upp i litteraturen under åren 1920. Sedan var det tänkt att dokumentet - är att organisera arbetet, som syftar till rationell organisation av statsapparaten som helhet, ansvarsfördelningen mellan de olika artister och tjänster. År 1931 var det första försöket att reglera uniform gjort kontroll Technology Institute principer dokumenthantering. Angavs de regler enligt vilka måste göras mottagning och leverans av dokument, härskar verkställighet är regleringen undertecknas. Nästa steg i utvecklingen av ekonomin fick lagstiftande reglering sådant som dokumenthantering, där tonvikten låg på enskilda tekniska verksamheten. arbetsflöde programvara dessa rättsakter inte nämndes, men i själva verket kom precis i tid för att organisera transportdokument. Sedan 1974 har det undertecknats av huvuddokumentet som reglerar hela processen med pappersarbete, som driver i dag.

Denna handling kallas "enad stat System kontor" (EGSD), punkter som är avsedda för att organisera förflyttning av dokument, tekniska metoder för bearbetning och tillämpning av reglerna. I denna samling, formulerade den grundregeln: "Dokument - en snabb förflyttning av instrumentet på det mest koncist sätt, bland annat en minsta tid och arbete" Endast genom att träna Antagande av reglerna, kan du räkna med en förbättring av människors levnadsstandard, tillväxt av statsfinanserna.

För att uppnå dessa mål behöver smarta, disciplinerad, ansvariga ledare, för vilka införandet av arbetsflödet baserat på EGSD, är det en hederssak och samvete.